موظف الأرشيف في منظومة العمل يلعب دورًا حيويًا لا يقل عن أهمية أي وظيفة أخرى داخل المؤسسة، فهو الحافظ لأسرار وبيانات المنظمة التي تتطلب السرية والمحافظة عليها بدقة، سواء كانت في القطاع الخاص أو الحكومي ويؤكد المختص بالموارد البشرية أسامة الشمري أهمية هذه المهمة التي ترتبط مباشرة بتنفيذ القرارات الإدارية والتوجيهات الرسمية التي لا يجوز تسريبها أو مشاركتها مع الخارج، مما يجعل دور موظف الأرشيف لا يقتصر على حفظ المستندات بل يتعدى ذلك إلى احترام أخلاقيات العمل والنظام المتبع داخل المنظمة لتحقيق الانضباط المهني والحفاظ على سمعة الجهة.
أهمية دور موظف الأرشيف في منظومة العمل وتأثيره على تنفيذ القرارات الإدارية
موظف الأرشيف في منظومة العمل ليس فقط مسؤولًا عن ترتيب وأرشفة المستندات بل هو العنصر الأساسي في ضمان ترتيب سير العمل من خلال حفظ التوجيهات والخطابات السرية التي ترد من الإدارات العليا؛ هذه المستندات الحساسة تتطلب عناية خاصة حيث إن نشرها أو تسريبها يعرض المؤسسة لمخاطر قانونية وإدارية لذلك يجب أن يتحلى الموظف بالثقة التامة وأن يكون ملتزمًا بالقوانين وأخلاقيات العمل التي تحكم تعاملاته مع هذه الوثائق، فمدى دقة أرشفة الوثائق يؤثر بشكل مباشر على سرعة وسهولة الوصول إليها عند الحاجة مما يجعل موظف الأرشيف عنصرًا لا غنى عنه في نجاح تنفيذ القرارات الإدارية.
موظف الأرشيف في منظومة العمل وأخلاقيات التعامل مع الوثائق السرية
أوضح أسامة الشمري أن الموظف الذي يعمل ضمن منظومة الأرشيف يطلع على معلومات سرية خاصة بالمنظمة سواء كانت خطابات داخلية، توجيهات تنفيذية أو أوامر لا يمكن نشرها؛ ومن هذه النقطة يأتي دور أخلاقيات العمل التي يجب أن يلتزم بها، حيث يحفظ سرية المعلومات وفقًا لنظام العمل والعقود التي تربطه مع المنشأة التي يعمل بها ينبغي عليه أن يمتنع تمامًا عن إفشاء أي معلومات أو تناقل أسرار العمل للحفاظ على نزاهته المهنية، هذا الالتزام يعزز من ثقة الإدارة في الموظف ويثبت أهميته في منظومة العمل التي تعتمد على السرية والشفافية في آن واحد.
دور موظف الأرشيف في منظومة العمل بين كونه مجرد إداري أو العين الساهرة على النظام الإداري
يطرح سؤال هل موظف الأرشيف مجرد إداري بسيط أم أنه العين التي لا تغلق داخل المؤسسة؟ يرى المختص أسامة الشمري أن نظرة التقليل من دور موظف الأرشيف هي نظرة خاطئة تمامًا، فالموظف هنا لا يقتصر عمله على حفظ الأوراق، بل هو المسؤول الأول عن حفظ النظام الإداري الذي يتمثل في تنظيم الوثائق والتقارير والقرارات الرسمية التي تكون في غالب الأحيان سرية، فبفضل هذا الموظف تظل أنظمة العمل والمنظومات الإدارية في الأمان ولا تتعرض لمخاطر التسريب أو الفقدان، وهو ما يجعل من دوره حجر الزاوية في إنشاء بيئة عمل متكاملة ومنظمة وتوازن بين الاحتياجات الأمنية والإدارية.